Analisis Kinerja Layanan Sistem Persuratan Akademik Berbasis Workflow Multi-Level pada Lingkungan Perguruan Tinggi

Abstract

Sistem persuratan akademik dengan workflow multi-level approval di perguruan tinggi menghadapi tantangan operasional berupa keterlambatan pemrosesan dokumen, kesulitan pelacakan status, dan bottleneck pada tahapan persetujuan bertingkat. Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kinerja layanan sistem informasi persuratan akademik berbasis web menggunakan pendekatan evaluasi komprehensif yang mengintegrasikan tiga perspektif yaitu usability, penerimaan pengguna, dan kualitas layanan. Evaluasi dilakukan pada 15 responden yang terdiri dari mahasiswa dan staf akademik menggunakan System Usability Scale, Technology Acceptance Model, dan Service Quality. Hasil evaluasi menunjukkan skor SUS sebesar 85,83 dengan kategori Excellent, skor TAM sebesar 4,66 mengindikasikan penerimaan pengguna sangat tinggi dengan Perceived Usefulness 4,70 dan Perceived Ease of Use 4,62, serta gap score ServQual sebesar +0,17 yang menunjukkan kualitas layanan melampaui harapan pengguna. Sistem memungkinkan pelacakan status dan alur persetujuan secara real-time, mengurangi keterlambatan proses yang pada mekanisme manual dapat memakan 3-4 hari kerja. Kontribusi penelitian ini adalah merancang workflow multi-level terstandardisasi dengan mekanisme pelacakan status dan validasi dokumen, serta mengevaluasi sistem dari tiga perspektif secara bersamaan. Penelitian lanjutan dapat dilakukan dengan memperluas responden dan evaluasi longitudinal untuk mengukur dampak jangka panjang.